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マイナンバー制度でオフィスはどう変わるの?

2016年からマイナンバー制度の運用がスタートしました。「国民総背番号制」や「番号法」、「番号制度」とも呼ばれるこの制度が始まることで、企業は給与を支払っている従業員やその扶養家族、業務依頼で報酬が発生した外部の専門家のマイナンバーを収集・管理していくことになります。

マイナンバーという非常に秘匿性が高い情報を預かるため、企業には厳重なセキュリティが求められています。具体的には4つの安全管理措置を講じることを求められています。

■企業に求められる4つの安全管理措置

組織的安全管理措置では、就業規則や情報漏洩時の対応策の決定、マイナンバーの取扱い方法を決めます。お付き合いをしている社労士の先生に相談をしましょう。
人的安全管理措置はマイナンバー制度についての理解を社員に促すために研修等を行います。マイナンバーに詳しい士業の先生やコンサルタントに依頼をしましょう。
技術的安全管理措置はシステムに関わる領域です。取引をしているシステム会社や事務機屋さんに現状のシステムやネットワークがマイナンバー制度に対応できているかを確認しましょう。

物理的安全管理措置がオフィスに関する対策です。物理的安全管理措置とは事務所の物理的なセキュリティ対策のことで、マイナンバーの盗難防止や、マイナンバーの覗き見防止をすることです。オフィスのマイナンバー対策はオフィス設計の専門家でなければ具体的な対策をアドバイスすることはできません。

オフィスのマイナンバー対策の具体的対策は?

①マイナンバー制度に対応したオフィスレイアウト変更

マイナンバーは担当者以外に見られてはいけません。担当者の座席の後ろを社員が頻繁に行き来するようなレイアウトでは、マイナンバーが記載された書類やパソコンの画面が覗き見されてしまいます。担当者の座席は社員の行き来が少ない壁際に移動するなどの、レイアウト変更が必要です。

②管理区域の安全管理措置

マイナンバーを保管する書庫やサーバを設置する場所は「管理区域」とされ、マイナンバーが漏洩しないように対策を講じる必要がああります。具体的にはマイナンバー事務担当者以外の社員(営業マンや開発)が管理区域に入れないように対策を講じます。今回は対策例を3つ例示します。

例①
入退室管理システムを利用

管理区域に入退室管理システムを設置してマイナンバー担当者以外の入室を防ぎます。
高いセキュリティを求められる企業におすすめです。


例②
ナンバーロック付ドアを設置

管理区域のドアノブをナンバーロック付きのドアノブに取り替えます。
暗証番号を入力しなければドアを開けることができなくなります。


例③
ドア鍵のカギ管理で対応

管理区域のドアに鍵がついていれば、鍵をマイナンバー担当しか利用できないようにすれば対策ができます。


③マイナンバーの盗難防止策

マイナンバーを扱う事務作業をする場所(取扱区域)から、マイナンバーが盗難されないように対策を講じる必要があります。いくつか対策を例示します。

パソコンの盗難防止策

セキュリティワイヤー(金属線の強力なワイヤー)をパソコンに接続し、デスク等に固定します。


書類の盗難防止策

帰宅や離席する際には、マイナンバーが記載された紙書類を鍵付の書庫に保管します。


④マイナンバーのぞき見防止策

マイナンバーを扱う事務作業をするデスクの上の書類やパソコン画面が、社員や出入り業者からのぞかれないように対策をする必要があります。いくつか対策を例示します。

例①
パーティション工事

マイナンバーを扱うスペースをパーティションで囲みます。


例②
卓上パーティション

隣や正面の社員から書類をのぞかれるのを防ぎます。


例③
のぞき見防止フィルタ

のぞき見防止フィルタで左右からのパソコン画面の覗き見を防止します。


⑤マイナンバーの廃棄方法

マイナンバーは秘匿性の高い情報ですから、必ず復元できない手段で廃棄・削除をしなければいけません。

<書類の場合>

書類を手で破って捨てるような廃棄方法はNGです。ゴミをあされば簡単に紙片を集めて復元ができ、マイナンバーが盗まれてしまいます。細かく裁断ができるシュレッダーの利用などが対策として考えられます。しかし、容易に復元できてしまうようなシュレッダーはNGです。

<データの場合>

データをゴミ箱に捨て、「ゴミ箱を空にする」をクリックするとパソコンの画面上からはデータがなくなりますが、復元ソフトを利用すれば簡単にデータを復元できるのでNGです。パソコンからデータを完全に削除できる方法を検討する必要があります。

マイナンバー対策は滋賀オフィスづくり.com にお任せください

マイナンバー対策の対策例をご紹介しましたが、対策は企業によって異なります。事務所に備え付けてある備品も、広さも、使い方も異なるため、すべての企業で一律したオフィスのマイナンバー対策はありません。また、企業規模や事業内容によって求められるセキュリティレベルも異なります。中小企業が大企業のように入退室管理システムを導入する必要があるケースはあまりありません。

滋賀オフィスづくり.comは、お客様ごとに必要最低限のマイナンバー対策をアドバイスしています。弊社にはオフィスのマイナンバー対策のノウハウと実績が豊富にあります。また、2015年から栗東市内にて定期的にマイナンバーセミナーを開催しています。マイナンバー対策でお困りの方はお気軽にご相談ください。

滋賀オフィスづくり.comでは、滋賀県南部地域(大津市、草津市、栗東市、守山市、野洲市、近江八幡市、湖南市、甲賀市)のオフィスのマイナンバー対策のご相談をお受けしています。お気軽にご相談ください。